Rechnung schreiben in der Schweiz: Die Pflichtangaben

Eine Rechnung ist schnell geschrieben – eine korrekte Rechnung braucht ein paar Angaben mehr. Hier die Checkliste für Schweizer Handwerksbetriebe, damit Kunde, Treuhänder und Steuerverwaltung zufrieden sind.

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung

• Dein Betrieb: Name und Adresse, wie im Handelsregister bzw. Geschäftsauftritt.
• UID / MWST-Nummer: Für MWST-pflichtige Betriebe Pflicht, im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST.
• Der Kunde: Name und Adresse des Rechnungsempfängers.
• Datum und Rechnungsnummer: Fortlaufend und eindeutig – doppelte Nummern sind ein Klassiker aus der Word-Vorlagen-Welt.
• Leistungsbeschrieb: Was, wann bzw. in welchem Zeitraum geleistet wurde – bei Handwerksleistungen idealerweise als Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Beträge: Zwischensumme, MWST-Satz und -Betrag (bei Pflicht), Total.
• Zahlungskonditionen: Zahlungsfrist (üblich: 30 Tage) und dein Konto – heute in Form des QR-Zahlteils.

Der QR-Zahlteil gehört dazu

Seit der Ablösung der Einzahlungsscheine (30. September 2022) ist der Zahlteil mit Swiss QR Code der Standard, damit Kunden bequem zahlen können. Er enthält deine IBAN, Betrag, Referenz und beide Adressen – maschinenlesbar und in Klartext. Details findest du in unserem Ratgeber QR-Rechnung erstellen.

Aufbewahrung: 10 Jahre

Geschäftsbücher und Belege – dazu gehören deine Rechnungen – müssen in der Schweiz 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Digital ist das erlaubt und deutlich praktischer als der Bundesordner im Keller.

Häufige Fehler in der Praxis

• Doppelte oder springende Rechnungsnummern (Kopie einer alten Datei).
• MWST ausgewiesen ohne Registrierung – ausgewiesene Steuer ist geschuldet!
• Fehlende Zahlungsfrist – dann gilt gesetzlich «sofort fällig», was Diskussionen gibt.
• Rechnung Wochen nach Abschluss gestellt – schlechter Cashflow, schlechtere Zahlungsmoral.

In bauzit sind Nummernkreis, MWST-Ausweis, Zahlungsfrist und QR-Zahlteil automatisiert – du kümmerst dich nur um die Positionen.