QR-Rechnung erstellen: So geht es richtig

Seit dem 30. September 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine Geschichte – die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard. Hier erfährst du, was eine korrekte QR-Rechnung braucht, welche Fehler häufig passieren und wie du sie in einer Minute erstellst.

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist eine normale Rechnung mit einem standardisierten Zahlteil im unteren Drittel. Kernstück ist der Swiss QR Code – ein QR-Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte, der alle Zahlungsinformationen enthält: Konto, Betrag, Zahlungsempfänger, Zahler und Referenz. Der Kunde scannt ihn mit dem E-Banking und zahlt, ohne etwas abzutippen.

Der Zahlteil besteht aus zwei Bereichen: links der Empfangsschein (für Einzahlungen am Schalter), rechts der Zahlteil mit QR-Code und allen Angaben in Klartext. Beide sind normiert – Grösse, Schriftgrössen und Aufbau sind vorgegeben.

Das brauchst du für eine korrekte QR-Rechnung

• IBAN oder QR-IBAN: Mit der normalen IBAN kannst du Rechnungen ohne strukturierte Referenz stellen (oder mit «Creditor Reference»). Willst du Zahlungen automatisch zuordnen, brauchst du von deiner Bank eine QR-IBAN – sie ermöglicht die QR-Referenz (27 Stellen), die auf jeder Rechnung eindeutig ist.
• Vollständige Adressen: Name und Adresse von Rechnungssteller und Zahler gehören in den Zahlteil.
• Betrag und Währung: CHF oder EUR.
• Zusätzliche Informationen: z. B. Rechnungsnummer und Zweck – erscheint beim Kunden im E-Banking.

Schritt für Schritt zur QR-Rechnung

1. IBAN hinterlegen: In bauzit trägst du deine IBAN (oder QR-IBAN) einmal in den Firmeneinstellungen ein.
2. Rechnung erstellen: Kunde wählen, Positionen aus den Stammdaten übernehmen, MWST-Satz prüfen.
3. Zahlteil prüfen: Die Live-Vorschau zeigt die komplette Rechnung inklusive QR-Zahlteil – genau so, wie sie beim Kunden ankommt.
4. Senden: Als PDF per E-Mail direkt aus bauzit. Beim Ausdruck auf Papier gehört zwischen Rechnung und Zahlteil eine Perforation oder der Zahlteil auf ein separates Blatt.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• QR-Referenz mit normaler IBAN: Die 27-stellige QR-Referenz funktioniert nur mit QR-IBAN. Umgekehrt darf die QR-IBAN nie ohne QR-Referenz verwendet werden.
• Selbst gebastelte QR-Codes: Der Swiss QR Code folgt einer exakten Spezifikation (Version, Feldreihenfolge, Zeichensätze). Word-Vorlagen mit «irgendeinem» QR-Code werden von Banken abgelehnt.
• Fehlende Perforation beim Papierversand: Der Zahlteil muss abtrennbar sein.

Mit einer Software wie bauzit passieren diese Fehler nicht: Der Zahlteil wird bei jeder Rechnung automatisch normkonform erzeugt.